Hürden bei der Einführung einer HR-Software vermeiden

Das Optimum herausholen: Wie Du Hürden bei der Einführung einer neuen (HR-)Software vermeidest

Seit Januar 2022 haben wir bei Talentwunder gleich zwei neue Softwares eingeführt: eine für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und eine für die Buchhaltung. Beide Prozesse sind mit kleineren Hürden, aber insgesamt sehr flüssig verlaufen und die Mitarbeiter*innen nutzen die neuen Programme nun erfolgreich im Arbeitsalltag. Wir wollen Dich an unseren Erfahrungen teilhaben lassen, damit Dein Projekt zur Einführung einer neuen Software ebenso erfolgreich verläuft.

Nehmen wir einmal an, es soll eine neue HR-Software angeschafft werden und die Verantwortung für dieses Projekt liegt bei Dir, da Du den Bereich HR oder das Recruiting in Deinem Unternehmen verantwortest. Die Einführung und anschließende erfolgreiche Nutzung einer neuen Software will gut vorbereitet sein, denn allein mit der Auswahl der neuen Software, ihrem Kauf und dem Einrichten ist es nicht getan. Am Ende des Projekts soll die Software eure Arbeit beschleunigen, erleichtern und auch wirklich von Dir und Deinen Kolleg*innen genutzt werden.

Stakeholder mitnehmen

In der ersten Phase des Projekts geht es deshalb zunächst darum, die Beteiligten festzulegen. Du hast die Projektleitung inne und natürlich benötigst Du Unterstützung durch Projektmitarbeiter*innen. Damit die Ansprüche anderer Unternehmensbereiche an die neue Software frühzeitig eingebunden werden können (und im Anschluss die Akzeptanz für die neue Software in den jeweiligen Fachabteilungen größer ist), solltest Du Vertreter*innen der wichtigsten Fachbereiche in das Projekt einbinden. Dazu ist es hilfreich zu überlegen, wer die Software später nutzen wird und wer bei den verschiedenen Phasen der Softwareeinführung beteiligt werden sollte. Der Bereich HR versteht sich von selbst, die hauseigene IT sollte natürlich auch eingebunden werden, Marketing ist sicher sinnvoll und nicht zuletzt ist auch der Betriebsrat wichtig, so es ihn denn in Deinem Unternehmen gibt.
Gibt es noch andere Bereiche, die für das Projekt wichtig sind? Benötigt ihr vielleicht auch externe technische Unterstützung, die ggfs. sogar die Projektplanung und -durchführung übernehmen?

Überlegungen bei der Softwareauswahl

Das Projektteam steht und nun geht es an den Katalog der Anforderungen, die ihr an die neue Software habt. Was soll die Software leisten? Welche eurer Prozesse muss sie abbilden können? Überlege hier schon, ob es vielleicht Prozesse gibt, die ihr in Zukunft ändern oder verschlanken wollt. Nimm nicht einfach alte Prozesse mit in die neue Software und bilde sie eins zu eins ab, sondern nutze die Gelegenheit, Abläufe zu optimieren.
Bei der Auswahl der richtigen Software stehst Du vor der Wahl zwischen einer Standardlösung und einer individuell auf Dein Unternehmen programmierten Software. Häufig ist Standardsoftware preislich günstiger, doch inflexibler als eine individuelle Lösung. Bis zu einem gewissen Grad lässt sich aber auch Standardsoftware individualisieren. Im Hinterkopf behalten solltest Du, dass keine eingekaufte Softwarelösung alle gewünschten Prozesse 1 zu 1 abbilden kann. Dazu sind die Anforderungen jedes Unternehmens einfach zu speziell. Es ist deshalb wichtig, dass alle Beteiligten mit realistischen Ansprüchen an die neue Lösung herangehen.
Bedenken solltest Du auch, dass alle Komplexitäten, die ihr in die Software einbaut oder einbauen lasst, die Projektzeit und -kosten in die Höhe treiben und zu mehr Wartungsarbeiten führen, die auch über den Nutzungsbeginn der Software hinaus anfallen.

Beim Einrichten

Egal ob ihr die Software selbst aufsetzt oder durch einen Dienstleister aufsetzen lasst: Testet eure Use Cases! Überlegt euch 10 Beispielvorgänge, die ihr mit der Software abbilden wollt. Und testet auch einen kompletten Recruitingprozess vom Eingang der Bewerbung über automatisierte Nachrichten an die Kandidat*innen bis zu Terminvereinbarungen, Notizen zu Gesprächsstufen und ggfs. Onboarding der Personen.
Denkt auch an die Möglichkeit, Daten aus einer noch vorhandenen HR-Software in eure neue Lösung zu migrieren. Geht das automatisiert oder manuell über Dateien? Wie sieht es mit Schnittstellen zu anderen Softwares aus, die ihr im Unternehmen nutzt? Funktioniert das alles?
Wichtig ist, das Testen des neuen Systems nicht nur einer Person zu überlassen. Spätestens jetzt kommen die anderen Projektbeteiligten ins Spiel, denn je nach Fachbereich sind die Ansprüche an die neue Software jeweils anders. Hier wartet dann ggfs. noch einiges an Feedback und Veränderungswünschen auf Dich.

Endlich: Laufender Betrieb

Plane eine genügend lange Übergangsphase vom alten System in das neue System ein. Jetzt kommt nämlich Testphase 2 für alle Mitarbeitenden, die die neue Software künftig nutzen werden. Setze gleich zu Beginn dieser Phase eine feste Deadline für die Tests und kommuniziere den Termin, ab welchem die Software dann offiziell von allen genutzt werden soll. Je nach Umfang der neuen Software kann das von einer bis vier Wochen dauern.

Wir haben sehr gute Erfahrung damit gemacht, mit dem Beginn der Testphase durch alle Mitarbeitenden und bis zwei Monate nach dem Go Live regelmäßige Retros mit allen durchzuführen. Hier konnten Fragen geklärt und letzte Änderungen durchgesetzt werden. Auf diese Weise fühlen sich die Kolleg*innen mitgenommen und in ihren Änderungswünschen gehört. Und es fällt ihnen der Übergang vom Gewohnten in das Neue leichter.

Dein Talentwunder-Team

Übrigens: Die Einführung der Talentwunder[App] ist bei weitem nicht so aufwändig wie eine neue HR-Software und wird durch uns mit mehreren, kostenfreien Einführungswebinaren eng begleitet.
Wenn Du auf der Suche nach einer intuitiven Active Sourcing-Software bist, dann vereinbare hier einen Demo-Termin mit uns.