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Am 25.05.2018 ist die euro­päi­sche Daten­schutz­grund­ver­ord­nung (DSGVO) in Kraft getre­ten, um den Daten­schutz euro­pa­weit zu ver­ein­heit­li­chen.

Nun ist es kein Geheim­nis, dass sich hier­mit auch eini­ges für Recrui­ter geän­dert hat, denn sie gehen tag­täg­lich mit per­so­nen­be­zo­ge­nen Infor­ma­tio­nen poten­ti­el­ler Job­kan­di­da­ten um.

Zur Erläu­te­rung die­ser neu­en Rechts­vor­schrift befasst sich die­ser Blog­ar­ti­kel mit den wesent­li­chen Grund­sät­zen, die Active Sourcer beach­ten müs­sen, um die Ein­hal­tung der DSGVO zu gewähr­leis­ten.

 

Wird die Direkt­an­spra­che von Kan­di­da­ten unter der DSGVO über­haupt noch mög­lich sein und was muss beach­tet wer­den?

Ja, aller­dings gibt es Eini­ges dazu zu beach­ten. Gemäß Art.6 Abs.1 lit.f DSGVO ist die Daten­ver­ar­bei­tung zuläs­sig, „wenn sie zur Wah­rung der berech­tig­ten Inter­es­sen des Ver­ant­wort­li­chen oder eines Drit­ten erfor­der­lich ist und sofern nicht die Inter­es­sen oder Grund­rech­te und Grund­frei­hei­ten der betrof­fe­nen Per­son, die den Schutz per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten erfor­dern, über­wie­gen“.

Somit kannst du als Recrui­ter also anbrin­gen, dass du ein berech­tig­tes Inter­es­se dar­an hast, das Unter­neh­mens­wachs­tum durch die Ein­stel­lung pas­sen­der Mit­ar­bei­ter zu för­dern, wäh­rend die Kan­di­da­ten ein berech­tig­tes Inter­es­se dar­an haben, von dir bezüg­lich neu­er Job­an­ge­bo­te kon­tak­tiert zu wer­den.

Wie Jan Phil­ipp Albrecht, Ver­hand­lungs­füh­rer des Euro­päi­schen Par­la­ments für die DSGVO, hier noch­mal betont, ist es kei­nes­wegs die Inten­ti­on des Gesetz­ge­bers die Kan­di­da­ten­an­spra­che zu ver­hin­dern. Ganz im Gegen­teil, “es soll mög­lich sein, im Bereich der Kan­di­da­ten­an­spra­che auf Kan­di­da­ten zuzu­ge­hen”. Somit dür­fen Kan­di­da­ten auf Basis von all­ge­mein und öffent­lich zugäng­li­chen Daten grund­sätz­lich ange­spro­chen wer­den.

Den­noch ist es wich­tig, dass du nach dem Her­stel­len des ers­ten Kon­takts die Ein­wil­li­gung der Kan­di­da­ten erhältst, deren Daten wei­ter­ver­ar­bei­ten zu dür­fen. Hier­bei muss gemäß Art.14 DSGVO der Zweck der Daten­ver­ar­bei­tung expli­zit fest­ge­legt wer­den, die Mit­tei­lung an die betrof­fe­ne Per­son soll­te also klar und umfas­send sein.

Zudem muss in den Daten­schutz­be­stim­mun­gen umfas­send über die Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten infor­miert wer­den.

 

Wie kann ich die Ein­wil­li­gung der Kan­di­da­ten erhal­ten?

Die initia­le Kan­di­da­ten­an­spra­che kann wie gewohnt erfol­gen, aller­dings musst du als Recrui­ter und somit als Daten­ver­ant­wort­li­cher direkt nach dem Her­stel­len des ers­ten Kon­takts die Ein­wil­li­gung der Kan­di­da­ten erhal­ten, um deren Daten wei­ter­zu­ver­ar­bei­ten zu dür­fen und die­se auch doku­men­tie­ren.

Nach einer kur­zen Erläu­te­rung bezüg­lich dei­nes Inter­es­ses an der Per­son und deren Pass­ge­nau­ig­keit für die zu beset­zen­de Stel­le muss dem­nach die Fra­ge gestellt wer­den, ob er/sie damit ein­ver­stan­den ist, dass du die Daten wei­ter­ver­ar­bei­test. Zudem soll­te das jewei­li­ge Netz­werk als Recher­che­quel­le benannt wer­den.

 

Muss ich auch Kan­di­da­ten um Ein­wil­li­gung bit­ten, deren öffent­li­che Pro­fi­le anzei­gen, dass sie auf der Suche nach neu­en beruf­li­chen Her­aus­for­de­run­gen sind?

Ja, die­se Regel gilt für alle Kan­di­da­ten. Deren aktu­el­ler Sta­tus spielt hier­bei kei­ne Rol­le.  

 

Ist es erlaubt, Kan­di­da­ten zu kon­tak­tie­ren, die ich mit Hil­fe einer Such­ma­schi­ne gefun­den habe?

Ja, wenn es sich dabei um öffent­li­che Pro­fi­le han­delt, wie es bei­spiels­wei­se bei Tal­ent­wun­der der Fall ist. Dies erlaubt es näm­lich, die Anspra­che auf ein berech­tig­tes Inter­es­se zu stüt­zen.

 

Auf wel­chen Netz­wer­ken darf ich Kan­di­da­ten über­haupt anschrei­ben?

Als Recrui­ter darfst du nur die Daten nut­zen, die für die Errei­chung dei­ner Zie­le abso­lut erfor­der­lich sind. Somit muss die Men­ge an per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten, die zur Ent­schei­dungs­fin­dung genutzt und ver­ar­bei­tet wird, auf das Wesent­li­che redu­ziert wer­den. Dies erfor­dert, dass du bei dei­nen Daten­ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten bedacht han­deln und zwi­schen wün­schens­wer­ten und erfor­der­li­chen per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten unter­schei­den musst.

Daher soll­ten aus­schließ­lich berufs­re­le­van­te Infor­ma­tio­nen für die Vor­auswahl und Anspra­che genutzt wer­den. Wir haben daher ent­spre­chen­de Maß­nah­men getrof­fen, so dass auch aus ein­deu­tig frei­zeit-ori­en­tier­ten Online-Netz­wer­ken wie Face­book ledig­lich berufs­be­zo­ge­ne Anga­ben erho­ben wer­den und somit Active Sourcing in sämt­li­chen Online-Netz­wer­ken mit Hil­fe von Tal­ent­wun­der mög­lich wird.

 

Müs­sen Vakan­zen bereits öffent­lich aus­ge­schrie­ben sein, wenn ich Kan­di­da­ten dies­be­züg­lich kon­tak­tie­re?

Nein, nicht unbe­dingt. Das Wich­tigs­te ist, dass du ein berech­tig­tes Inter­es­se nach­wei­sen kannst, die Kan­di­da­ten zu kon­tak­tie­ren, d.h. dass es eine ech­te Vakanz gibt.

 

Was soll­te ich dar­über hin­aus bei der Kan­di­da­ten­an­spra­che beach­ten?

Von Recrui­tern wird häu­fig ein­ge­wandt, dass ange­spro­che­ne Per­so­nen doch grund­sätz­lich ein Inter­es­se an einem pas­sen­den Job­an­ge­bot haben dürf­ten und somit einer Kon­takt­auf­nah­me posi­tiv gegen­über­ste­hen.

Wir emp­feh­len den­noch, Anspra­chen mög­lich indi­vi­du­ell sowie per­sön­lich zu gestal­ten und Anfra­gen nicht pene­trant zu wie­der­ho­len (mehr dazu fin­dest du in unse­ren Blog­post hier). Zudem muss, wie bereits erwähnt, nach der initia­len Kon­takt­auf­nah­me die Ein­wil­li­gung der Kan­di­da­ten ein­ge­holt wer­den, deren Daten wei­ter­ver­ar­bei­ten zu dür­fen.

 

Zusam­men­fas­send lässt sich also fest­hal­ten, dass Active Sourcing wei­ter­hin mög­lich ist. Die DSGVO hat das Active Sourcing und die Kan­di­da­ten­an­spra­che nicht ein­ge­schränkt, es muss ledig­lich dar­auf geach­tet wer­den, dass die Ein­wil­li­gung der Kan­di­da­ten für den wei­te­ren Bewer­bungs­pro­zess nach der initia­len Kon­takt­auf­nah­me ein­ge­holt und doku­men­tiert wird.

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