Die DSGVO und Active Sourcing (FAQ)

Die DSGVO und ihre Auswirkungen auf das Active Sourcing

Am 25.05.2018 ist die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten, um den Datenschutz europaweit zu vereinheitlichen.

Nun ist es kein Geheimnis, dass sich hiermit auch einiges für Recruiter geändert hat, denn sie gehen tagtäglich mit personenbezogenen Informationen potentieller Jobkandidaten um.

Zur Erläuterung dieser neuen Rechtsvorschrift befasst sich dieser Blogartikel mit den wesentlichen Grundsätzen, die Active Sourcer beachten müssen, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten.

Wird die Direktansprache von Kandidaten unter der DSGVO überhaupt noch möglich sein und was muss beachtet werden?

Ja, allerdings gibt es Einiges dazu zu beachten. Gemäß Art.6 Abs.1 lit.f DSGVO ist die Datenverarbeitung zulässig, „wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist und sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen“.

Somit kannst du als Recruiter also anbringen, dass du ein berechtigtes Interesse daran hast, das Unternehmenswachstum durch die Einstellung passender Mitarbeiter zu fördern, während die Kandidaten ein berechtigtes Interesse daran haben, von dir bezüglich neuer Jobangebote kontaktiert zu werden.

Wie Jan Philipp Albrecht, Verhandlungsführer des Europäischen Parlaments für die DSGVO, hier nochmal betont, ist es keineswegs die Intention des Gesetzgebers die Kandidatenansprache zu verhindern. Ganz im Gegenteil, “es soll möglich sein, im Bereich der Kandidatenansprache auf Kandidaten zuzugehen”. Somit dürfen Kandidaten auf Basis von allgemein und öffentlich zugänglichen Daten grundsätzlich angesprochen werden.

Dennoch ist es wichtig, dass du nach dem Herstellen des ersten Kontakts die Einwilligung der Kandidaten erhältst, deren Daten weiterverarbeiten zu dürfen. Hierbei muss gemäß Art.14 DSGVO der Zweck der Datenverarbeitung explizit festgelegt werden, die Mitteilung an die betroffene Person sollte also klar und umfassend sein.

Zudem muss in den Datenschutzbestimmungen umfassend über die Verarbeitung personenbezogener Daten informiert werden.

Wie kann ich die Einwilligung der Kandidaten erhalten?

Die initiale Kandidatenansprache kann wie gewohnt erfolgen, allerdings musst du als Recruiter und somit als Datenverantwortlicher direkt nach dem Herstellen des ersten Kontakts die Einwilligung der Kandidaten erhalten, um deren Daten weiterzuverarbeiten zu dürfen und diese auch dokumentieren.

Nach einer kurzen Erläuterung bezüglich deines Interesses an der Person und deren Passgenauigkeit für die zu besetzende Stelle muss demnach die Frage gestellt werden, ob er/sie damit einverstanden ist, dass du die Daten weiterverarbeitest. Zudem sollte das jeweilige Netzwerk als Recherchequelle benannt werden.

Muss ich auch Kandidaten um Einwilligung bitten, deren öffentliche Profile anzeigen, dass sie auf der Suche nach neuen beruflichen Herausforderungen sind?

Ja, diese Regel gilt für alle Kandidaten. Deren aktueller Status spielt hierbei keine Rolle.

Ist es erlaubt, Kandidaten zu kontaktieren, die ich mit Hilfe einer Suchmaschine gefunden habe?

Ja, wenn es sich dabei um öffentliche Profile handelt, wie es beispielsweise bei Talentwunder der Fall ist. Dies erlaubt es nämlich, die Ansprache auf ein berechtigtes Interesse zu stützen.

Auf welchen Netzwerken darf ich Kandidaten überhaupt anschreiben?

Als Recruiter darfst du nur die Daten nutzen, die für die Erreichung deiner Ziele absolut erforderlich sind. Somit muss die Menge an personenbezogenen Daten, die zur Entscheidungsfindung genutzt und verarbeitet wird, auf das Wesentliche reduziert werden. Dies erfordert, dass du bei deinen Datenverarbeitungstätigkeiten bedacht handeln und zwischen wünschenswerten und erforderlichen personenbezogenen Daten unterscheiden musst.

Daher sollten ausschließlich berufsrelevante Informationen für die Vorauswahl und Ansprache genutzt werden. Wir haben daher entsprechende Maßnahmen getroffen, so dass auch aus eindeutig freizeit-orientierten Online-Netzwerken wie Facebook lediglich berufsbezogene Angaben erhoben werden und somit Active Sourcing in sämtlichen Online-Netzwerken mit Hilfe von Talentwunder möglich wird.

Müssen Vakanzen bereits öffentlich ausgeschrieben sein, wenn ich Kandidaten diesbezüglich kontaktiere?

Nein, nicht unbedingt. Das Wichtigste ist, dass du ein berechtigtes Interesse nachweisen kannst, die Kandidaten zu kontaktieren, d.h. dass es eine echte Vakanz gibt.

Was sollte ich darüber hinaus bei der Kandidatenansprache beachten?

Von Recruitern wird häufig eingewandt, dass angesprochene Personen doch grundsätzlich ein Interesse an einem passenden Jobangebot haben dürften und somit einer Kontaktaufnahme positiv gegenüberstehen.

Wir empfehlen dennoch, Ansprachen möglich individuell sowie persönlich zu gestalten und Anfragen nicht penetrant zu wiederholen (mehr dazu findest du in unseren Blogpost hier). Zudem muss, wie bereits erwähnt, nach der initialen Kontaktaufnahme die Einwilligung der Kandidaten eingeholt werden, deren Daten weiterverarbeiten zu dürfen.

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass Active Sourcing weiterhin möglich ist. Die DSGVO hat das Active Sourcing und die Kandidatenansprache nicht eingeschränkt, es muss lediglich darauf geachtet werden, dass die Einwilligung der Kandidaten für den weiteren Bewerbungsprozess nach der initialen Kontaktaufnahme eingeholt und dokumentiert wird.