Preboarding – das i-Tüpfelchen für erfolgreiches Recruiting
Die meisten von uns kennen es aus eigener Erfahrung: Man unterschreibt einen neuen Arbeitsvertrag, aber wegen der Kündigungsfrist dauert es noch ein paar Monate, bis der neue Job beginnt. Und um diese Zeitspanne von einigen Monaten geht es hier.
Denn während dieser Zeit kann so einiges passieren – und eins gleich vorneweg: Funkstille ist keine gute Option. Wenn Deine neuen Kolleg:innen bis kurz vor ihrem ersten Tag in Deinem Unternehmen nicht wissen, wie der Ablauf ihres ersten Tages sein wird und was für die ersten Wochen und Monate geplant ist, verursacht das Unsicherheit, ihr macht einen planlosen Eindruck und es besteht sogar das Risiko, dass die Kandidatin oder der Kandidat noch vor dem ersten Tag wieder abspringt. Denn in drei Monaten kann viel passieren und durchaus auch ein anderes/besseres Angebot auf den Tisch flattern. Und so ein spontaner Absprung soll euch natürlich nicht passieren.
Deshalb: Preboarding
Preboarding ist die Phase zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und dem ersten Arbeitstag im Unternehmen. Da es vor dem eigentlichen Onboarding stattfindet, gleichzeitig aber auch Teil des Onboarding-Prozesses ist, ergibt sich der hybride Name.
Wenn ihr in Deinem Unternehmen Preboarding einführt, baut ihr auf Seiten der neuen Mitarbeitenden Nervosität ab, stärkt ihren Enthusiasmus bezüglich des neuen Jobs und ihre Bindung an Dein Unternehmen. Und normalerweise kostet Preboarding Dich nichts, außer etwas Zeit und Aufwand.
A) Informationen teilen
Teile Informationen zum Unternehmen, zum Job und zu wichtigen Projekten bereits vorab mit den neuen Kolleg:innen. Dazu gehören der Zugang zur Onboarding-Plattform mit Hintergrundinformationen zu Deinem Unternehmen (Werte, Ziele, Kantinenplan, Anfahrtsskizze usw.) sowie konkrete Informationen, die wichtig für den Job sind (künftige Teammitglieder, Updates zu aktuellen Projekten oder Erfolgen des Teams). Auch spannende Insights zur Branche oder aktuelle Artikel, Events usw. kannst Du hier einfügen.
B) Zu Events einladen
Ihr feiert euer Sommerfest in 4 Wochen oder eure Weihnachtsfeier liegt genau in der Zeit des Preboardings? Super! Die neuen Kolleg:innen freuen sich sicher über eine Einladung. Das gilt auch für Events in kleinerem Kreis, falls das Team z.B. gemeinsam zum Bowling geht oder Afterwork-Events durchgeführt werden. So können die neuen Kollegen in entspannter Umgebung kennengelernt werden und am ersten Arbeitstag kennt man dann schon ein paar Gesichter.
C) Buddy-System einführen
Warum den neuen Kolleg:innen nicht einfach mal jemand anderen als nur das HR-Team an die Seite stellen? Gerade die Fragen, die im Rahmen der täglichen Zusammenarbeit im Team aufkommen, kann am besten jemand aus dem Team beantworten. Ein Buddy-System bietet sich hier geradezu an und schafft Vertrauen.
Übrigens: Ein Buddy heißt nicht automatisch, dass die Verbindung zu den anderen Teammitgliedern weniger gut sein wird. Wenn das Team schon während des Preboardings Willkommensnachrichten sendet (z.B. über LinkedIn gemeinsam mit einer Vernetzungsanfrage), dann netzwerkt es sich gleich viel leichter und die neuen Mitarbeitenden fühlen sich willkommen.
D) Kurzanleitung „How to work with me“ erstellen
Hört sich erstmal komisch an, aber ist sinnvoll für die künftige Zusammenarbeit: Jedes Teammitglied und die oder der neue Mitarbeiter/in erstellt eine kurze Selbstbeschreibung: Welche Rolle nehme ich im Team ein? Wie arbeite ich am besten? Wann erreicht man mich am ehesten? Wie kommuniziert man effektivsten mit mir? Welche Regeln habe ich? Was mag ich überhaupt nicht? Und ganz wichtig: Kaffee oder Tee?
Natürlich lassen sich diese Punkte ergänzen – je nachdem, welche Informationen in eurem Unternehmen wichtig sind und was das neue Teammitglied unbedingt wissen sollte. (Mehr zur Kurzanleitung kannst Du in diesem englischen Artikel nachlesen.)
Also!
Die Chance, als Gesamtunternehmen und als Team einen ersten Eindruck zu machen, habt ihr nur ein Mal. Deshalb ist Wertschätzung an dieser Stelle besonders wichtig.
Preboarding vermittelt das Gefühl, dass sich Dein Team auf die neuen Kolleg:innen freut. Ein Preboarding zeigt den neuen Mitarbeitenden, dass es für euch wichtig ist, sie umfassend und schnell in euer Unternehmen und in ihr neues Team zu integrieren. Und Preboarding sendet das Signal, dass die vom Talent zu übernehmende Aufgabe auch aus eurer Sicht wichtig ist und Einfluss im Unternehmen haben wird.
Also: Probiere das mit dem Preboarding ruhig mal aus!
Dein Talentwunder-Team
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