Active Sourcing erfolgreich meistern: Die Kunst der perfekten Ansprache

„Ich werde ihm ein Angebot machen, dass er nicht ablehnen kann!“ Bereits der Pate wusste Active Sourcing richtig eizusetzen. Und der Pate hatte recht, denn genau darum geht es beim Active Sourcing: Ein gutes Angebot richtig zu verpacken, damit das Talent am Ende zusagt. Und dieses gute Angebot steht und fällt mit der Qualität des ersten Anschreibens. Schließlich ist deine Nachricht oft der erste Berührungspunkt zwischen dir und den potenziellen Kandidat:innen. Wie du dich hier präsentierst, kann den Unterschied machen, ob deine Nachricht beantwortet wird – oder ob sie ungelesen im digitalen Papierkorb landet.

Und obwohl Active Sourcing bei den meisten Recruiter:innen inzwischen zum Standard-Repertoire gehört (siehe auch Studie zu Social Recruiting und Active Sourcing der Uni Bamberg), gibt es immer noch Tipps und Tricks, mit denen die Antwortrate und die Qualität der Kontakte gesteigert werden kann. Los geht’s!

Der E-Mail-Absender: Beim Active Sourcing gibt nur es eine Chance für den ersten Eindruck

Bevor Empfänger:innen deine E-Mail lesen, fällt ihr Blick auf den Absender. Eine unprofessionelle E-Mail-Adresse wie Recruiting@unternehmenXY.com oder Max.Mustermann25@gmx.de hinterlässt sofort einen schlechten Eindruck. Achte darauf, dass deine Kontaktinformationen klar, professionell und zugleich persönlich wirken. Nutze idealerweise deinen Vor- und Nachnamen und ergänze ihn gegebenenfalls um deine berufliche Position.

Beispiel für eine professionelle Ansprache:

• Nicht optimal: Recruiting@unternehmenXY.de
• Besser: sophie.schmidt@unternehmenXY.de (Sophie Schmidt, Senior Recruiter)

Achtung: Bei der Ansprache von Führungskräften ist es sinnvoll, die Hierarchieebene zu berücksichtigen. Ein potenzieller CTO reagiert eher auf eine E-Mail vom Geschäftsführer als auf eine Nachricht eines Junior Recruiters.

Beispiel für Führungskräfte:

• Nicht optimal: „Hallo Herr Meier, ich bin Junior Recruiterin bei der XYZ GmbH und möchte Sie für eine spannende Position gewinnen.“
• Besser: „Guten Tag Herr Meier, mein Name ist Julia Keller, ich bin Head of HR bei der XYZ GmbH. Unser Geschäftsführer Herr Dr. Braun hat mir Ihr beeindruckendes Profil weitergeleitet, da wir derzeit eine CTO-Position zu besetzen haben, die perfekt zu Ihren Fähigkeiten passen könnte.“

Der Inhalt: Weg von der Masse, hin zur Individualität

Niemand möchte „eine oder einer von vielen“ sein. Gerade Top-Talente sind es gewohnt, regelmäßig standardisierte Nachrichten zu erhalten – und ignorieren diese oft. Um aus der Masse hervorzustechen, ist Individualität gefragt und die erreichst du, indem Du Informationen aus dem Berufsprofil der Talente nutzt.

Beispiel für individualisierte Nachrichten:

• Nicht optimal: „Hallo Frau Müller, wir haben eine interessante Stelle für Sie als Projektmanagerin. Schauen Sie sich den Job an und melden Sie sich gerne bei Interesse.“
• Besser: „Hallo Frau Müller, ich habe gesehen, dass Sie in den letzten Jahren erfolgreich mehrere agile IT-Projekte geleitet haben. Besonders Ihre Erfahrung in der Einführung von SAP-Lösungen hat mich beeindruckt. Wir suchen aktuell für unser Unternehmen ABC eine erfahrene Projektmanagerin, die eine ähnliche Rolle übernimmt. Ich würde mich freuen, mit Ihnen darüber zu sprechen, wie Ihre bisherigen Erfolge perfekt zu unserem aktuellen Projekt passen könnten.“

Authentizität schlägt Floskeln beim Active Sourcing

Ein persönlicher und authentischer Ton ist das A und O beim Anschreiben. Stell dir die Frage: Wie würdest du selbst gerne angesprochen werden? Floskeln wie „Wir bieten eine spannende Herausforderung in einem dynamischen Team“ haben dabei ausgedient. Es würde ja auch niemand eine „langweilige Aufgabe in einem statischen Team“ annehmen, oder? Stattdessen kommuniziere ehrlich und menschlich.

Beispiel für athentische Kommunikation:

• Nicht optimal: „Wir sind ein innovatives Unternehmen und bieten Ihnen die Möglichkeit, Teil eines motivierten Teams zu werden.“
• Besser: „Was ich an unserem Team schätze, ist der echte Zusammenhalt und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen. Ich denke, dass gerade Ihre Erfahrung im Bereich Design Thinking wunderbar zu unserer Arbeitsweise passen würde. Darf ich Ihnen mehr darüber erzählen?“

So ein Ansatz zeigt, dass du ehrlich bist und eure Unternehmenskultur hervorhebst, ohne inhaltslose Floskeln zu verwenden.

Kurz und prägnant: Der perfekte Einstieg

Die Aufmerksamkeitsspanne der meisten Menschen ist – gerade auf mobilen Geräten – begrenzt. Halte deine Nachricht also kurz und prägnant. Fasse die wichtigsten Informationen über die Position und euer Unternehmen zusammen, ohne die Kandidat:innen mit Details zu überfrachten.

Beispiel für eine kurze Beschreibung der Position:

• Nicht optimal: „Hier ist der Link zur Stellenausschreibung: www.xyz.de/jobs/123. Schauen Sie sich die Details an und melden Sie sich, wenn Sie Interesse haben.“
• Besser: „Hallo Herr Schmidt, wir suchen derzeit für unser Team einen Marketing Manager, der unser internationales Wachstum mitgestaltet. Besonders Ihre Expertise in Performance Marketing könnte dabei eine entscheidende Rolle spielen. Dürfte ich Ihnen mehr über die Position erzählen?“

Dieses Anschreiben weckt Neugier, ohne zu viel preiszugeben. Gleichzeitig signalisiert es Wertschätzung für die Expertise des Kandidaten.

Der Mehrwert beim Active Sourcing: Was hat das Talent davon?

Die meisten Kandidat:innen, die du über Active Sourcing ansprichst, befinden sich bereits in einem festen Arbeitsverhältnis. Sie haben oft wenig Grund, ihre aktuelle Position zu wechseln – es sei denn, du bietest ihnen einen echten Mehrwert.

Beispiel für den Mehrwert:

• Nicht optimal: „Wir haben eine offene Stelle, die vielleicht zu Ihnen passt. Haben Sie Interesse?“
• Besser: „Hallo Frau Bauer, ich habe gesehen, dass Sie aktuell als Teamleiterin im Bereich Logistik tätig sind. Wir bieten eine spannende Möglichkeit, als Logistikleiterin mit einem internationalen Team zu arbeiten, einschließlich der Verantwortung für den Aufbau eines neuen Standorts in Südeuropa. Neben einem attraktiven Gehaltspaket umfasst die Position auch die Möglichkeit, an strategischen Entscheidungen mitzuwirken. Ich würde mich freuen, mit Ihnen über diese Chance zu sprechen.“

Hast Du ein Angebot gemacht, das nicht ausgeschlagen werden konnte?

Active Sourcing lebt von der Qualität deiner Ansprache. Wenn du deine Kandidat:innen mit einer professionellen, individuellen und authentischen Nachricht erreichst, steigen deine Chancen auf eine Rückmeldung erheblich. Gleichzeitig schaffst du die Basis für eine langfristige Beziehung – auch wenn die Person vielleicht nicht sofort an der Position interessiert ist.

In Zukunft wird die Kombination aus Technologie, wie KI-gestützter Active-Sourcing-Software, und menschlicher Authentizität den Erfolg deiner Ansprache noch stärker bestimmen. Wenn du also diese beiden Welten miteinander verbindest und deine Ansprache weiter personalisierst, kannst du langfristig nicht nur mehr Top-Talente gewinnen, sondern dein Unternehmen auch langfristig als attraktiven Arbeitgeber positionieren.

Dein Talentwunder-Team

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